Descripción del puesto
• Asistencia general en la oficina y se desempeña como recurso para toda la organización.• Colaborar en la preparación de materiales y en la organización y ejecución de actividades que se conduzcan en la red. Apoyar en la logística de las actividades, reuniones o seminarios que se organicen anticipando las necesidades o requerimientos de agendas, programas, invitaciones, convocatorias, equipo, materiales, etc.
• Redactar, revisar y corregir documentos tales como memorandos, cartas, informes administrativos y técnicos, actas, cuadros, gráficos, presentaciones, entre otros.
• Manejar correspondencia y otros documentos del área en todas sus etapas: gestión, administración, control, clasificación, archivo físico y digital.
• Atender oportunamente las llamadas telefónicas, recibir y canalizar los mensajes.
• Coordinar elementos audiovisuales de la institución: (pendones, data, notebook).
• Preparar sala para reuniones (tazas, galletas, etc.)
• Mantener orden de Sala de Archivo.
• Mantener siempre ordenado los espacios de reuniones.
• Ejecutar otras tareas propias del puesto.• Elaboración y control de Órdenes de Compra.
• Relacionamiento y tramitación de documentación con Proveedores.
• Ingresar y archivar correspondencia administrativa.
• Asistencia administrativa• Apoyar en preparación de carpetas con antecedentes personales de colaboradores.
• Apoyar en capacitaciones (coordinar compra de insumos, preparación de materiales y del lugar, arriendo de lugar, etc.).
• Participar en proceso de reclutamiento de personal, realizando los contactos con los candidatos seleccionados previamente y agenda de entrevistas.
• Elaboración de formatos para difusión general y RRSS.